Kostenplanung
Die Kostenplanung baut auf der Einsatzmittelplanung auf: Die Einsatzmittel werden mit ihren Kosten bewertet. Daraus ergeben sich sowohl die Gesamtkosten des Projekts als auch die zeitliche Verteilung der Projektkosten über die Projektlaufzeit.
Warum Kostenplanung?
- für Wirtschaftlichkeitsvergleiche, Kalkulation, Angebotskalkulation
- bei der Projektdurchführung für Kostenüberwachung und -steuerung
- als Grundlage für die Finanzplanung, d.h. für die Planung der Zahlungen im zeitlichen Ablauf.
| Kostenarten und ihre Ermittlung | ||
| Aufwand = Aufwandsmenge x Kostensatz | ||
| Personalaufwand | Schätzung oder Ermittlung der Menge | Personalkostensätze |
| Betriebsmittel-aufwand | Schätzung oder Ermittlung der Menge | z.B. Maschinen-stundensätze, Raummieten (interne Verrechnungs-sätze) |
| Sach-, Materialaufwand | Schätzung oder Ermittlung der Menge | Sachkostensätze, Preise |
Schon bei der Planung sollten die Kosten für die einzelnen Arbeitspakete oder Vorgängen getrennt erfasst werden. Die Arbeitspakete sind dann die Kostenträger. In dieser Weise wird die Kostenkontrolle während der Durchführung erleichtert.
Das Problem der internen Leistungsverrechnung und der Gemeinkostenzurechnung
- Interne Leistungsverrechnung: Bezug von Leistungen von anderen Kostenstellen, z.B. z.B. Nutzung des Fuhrparks, Maschineneinsatz, erstellte Konstruktionsteile, Verwaltungsleistungen. Problem: Wie werden diese Leistungen dem Projekt zugerechnet? Stimmen die Verrechnungspreise?
- Gemeinkostenzurechnung: z.B. Heizung, Telefon, Strom,
- Echte Gemeinkosten. Aufschlüsselung prinzipiell unmöglich, z.B. Pförtner. Es muss mit Zuschlägen gearbeitet werden.
- Unechte Gemeinkosten. Aufschlüsselung prinzipiell möglich, aber unwirtschaftlich
Kostenüberblick
Sind die Kosten nach Art und zeitlichem Anfall ermittelt, lassen sie sich in einem Überblick darstellen.
| Überblick Kostenplan | |||||
| Kostenart | 1. Quartal | 2. Quartal | 3. Quartal | 4. Quartal | Summe |
| Personal | 25 | 30 | 30 | 50 | 135 |
| Material | 0 | 100 | 20 | 70 | 190 |
| Betriebsmittel | 10 | 12 | 20 | 0 | 42 |
| Sonstiges | 10 | 30 | 10 | 10 | 60 |
| Gesamt | 45 | 172 | 80 | 130 | 427 |
Budget- und Finanzplanung
Auf Basis der Kostenplanung lässt sich dann die Finanzplanung erstellen. Sie soll sicherstellen, dass die notwendigen Finanzmittel entsprechend dem ermittelten Finanzierungsbedarf während der Projektdurchführung stets zur Verfügung stehen. Dieser Prozess wird durch die Genehmigung eingeleitet. Zu entscheiden ist, ob die Finanzierung aus Eigenmitteln oder in Form von Fremdfinanzierung gemacht werden soll. Die Auszahlungen fallen zu bestimmten Terminen an. Aufgabe der Finanzplanung ist es, den Finanzbedarf als überschuss der erwarteten Auszahlungen über den (eventuellen) Einzahlungen für den jeweiligen Zeitintervall zu ermitteln.
Planoptimierung
Es ist wenig sinnvoll, die Terminplanung und die Kapazitäts- bzw. Kostenplanung unabhängig voneinander zu machen. Denn diese drei Teilpläne sind gegenseitig voneinander abhängig. Beispielsweise wird ein Einsatz von mehr Mitarbeitern zu einer zeitlichen Verkürzung eines Vorgangs führen. Hat ein frühes Projektende absolute Priorität, wird man nicht auf die Kosten achten. In diesem Fall können zusätzliche Kapazitäten eingesetzt werden – selbst wenn sie die Kosten nach oben treiben. Spielt dagegen die Zeit keine Rolle, wird man die Kapazitäten so planen können, dass man mit einem Minimum an Kosten auskommt.