Generell umfasst Projektmanagement die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Im Einzelnen hat der Projektleiter (oder Projektleiterin) oft die folgenden Ausgaben zu erfüllen:
- Manchmal muss der Projektleiter den Projektauftrag erst akquirieren oder er ist an der Projektauswahl beteiligt, in anderen Projekten wird ihm die Leitung des Projekts übertragen
- Projektziele unter allen Beteiligten abstimmen, Stakeholder-Analyse, interne und externe Stakeholder identifizieren und managen, Kooperationspartner gewinnen und koordinieren
- Organisatorische Gestaltung des Projektes (Integration in den Unternehmensaufbau, Beziehung zur Unternehmens- oder Abteilungsleitung,
- Klären der Besonderheiten für Internes (für das eigene Unternehmen) oder externes Projekt (im Kundenauftrag), Besonderheiten entsprechend der Projektart (IT-, Software, Bau-, Forschungs-, Investitions-, Organisationsentwicklungsprojekt, u.a.), strategisch, groß/klein, Budget, etc.
- Eventuell Unteraufträge definieren, vergeben und abwickeln
- Risikoanalyse, Risiken erkennen, Maßnahmen zur Prävention entwickeln
- Projektplanung: Projektumfang (Leistungen, Ergebnisse), Ressourcen, Termine, Kosten, Budget
- Aufgaben-, Kompetenz und Verantwortungsverteilung
- Personalmanagement, Mitarbeiter für die Projektdurchführung gewinnen, falls erforderlich externe Mitarbeiter (z. B. Freelancer), Mitarbeiterführung, Mitarbeiter motivieren, anleiten, koordinieren, Führungsstil festlegen
- Teambildung; Rollen und Regeln festlegen
- Koordination und Kommunikation, intern im Team und im Unternehmen, extern mit Kunden und Stakeholdern, Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen
- Frühzeitiges Erkennen und Lösen von Konflikten im Team oder unter den Beteiligten
- Dokumentation, wichtige Projektereignisse in geeigneter Form dokumentieren, Berichte entsprechend der inhaltlichen und zeitlichen Vorgaben erstellen
- Projektsteuerung und Projektcontrolling Termine, Kosten und Leistungsfortschritt überwachen, das Budget einhalten
- Projekt abschließen
- Projektauswertung, Evaluierung, „lessons learned“
- Abschlusssitzung organisieren